Wie steht es um die Öffentliche Verwaltung in Zeiten der Digitalisierung

Die digitale Beschaffung in der Öffentlichen Verwaltung war das Thema der Veranstaltung „Brennpunkt des Vergaberechts“, die kürzlich im Freiburger Novotel von Rechtsanwalt Dr. Holger Weiß von der Freiburger Kanzlei Wurster Weiß Kupfer (W2K) ausgerichtet wurde. Unsere Geschäftsführerin Dr. Kristina Birn war vor Ort und konnte Bürgermeistern, Amtsleitern und weiteren stätischen Vertretern Einblicke in die E-Vergabe geben.

Nachhaltigkeit, Komplexität, Fachkräftemangel – nur einige der Herausforderungen, denen sich die Öffentliche Verwaltung gegenübersieht. Laut einer Erhebung sind dabei die Weiterentwicklung des E-Government sowie Maßnahmen der Digitalisierung die Punkte, an denen in den kommenden fünf Jahren am ehesten der Schuh drücken wird. Hinzu kommen der budgetäre Druck sowie die Stärkung der IT-Sicherheit. „Diese wird vor allem dann besonders wichtig, wenn ab Oktober 2018 die E-Vergabe verbindlich wird. Darüber hinaus muss die E-Mail-Kommunikation rechtssicher, das Rechnungswesen sowie Akten und Unterschriften digitalisiert werden und vieles mehr“, so Dr. Kristina Birn in ihrem Vortrag. Bis heute liegt deren Umsetzung allerdings gerade einmal zwischen 15 und 35 Prozent. Demnach gibt es noch viel zu tun!

Technologie ist nur der Anfang

„Wer mit der Digitalisierung beginnt, sollte ein klares Ziel vor Augen haben“, sagt Birn. Und das kann ganz unterschiedlich aussehen: mehr Aufgaben bei gleichem Personaleinsatz erledigen, schneller mit der Arbeit vorankommen, den Haushalt entlasten oder eine verminderte Fehlerquote zum Beispiel. Eine reine Digitalisierung um ihrer selbst willen schafft höchstwahrscheinlich wenig bis keinen Nutzen.

Und: Wer sich nicht verlieren möchte, sollte Prioritäten setzen – und sich selbst, aber auch seinen Mitarbeitern einen Gefallen tun. Im Klartext: Erst das machen, was wehtut. Und dabei jeden an Bord holen, der von den Neuerungen betroffen sein wird. Das klingt sehr nach Unternehmen, gilt für die Öffentliche Verwaltung aber genauso.

E-Vergabe ist aufwändig, aber sinnvoll

Der Prozess der Beschaffung ist besonders herausfordernd, da er über Organisationsgrenzen hinausgeht. Die rechtliche Vorgabe eines öffentlichen Vergabeverfahrens vor Auftragserteilung schafft zusätzliche Komplexität. Das Ziel muss es daher sein, operativen Einkauf und Vergabereferate technologisch zu unterstützen, nämlich indem Medienbrüche ausgeräumt werden. Standardisierte Eingabemasken, automatisierte Workflows mit Benachrichtigungen, ein Dokumentenarchiv, das in den Workflow compliant integriert und an andere Systeme angebunden wird, sowie eine sichere Datenübermittlung helfen dabei, die organisatorischen Vergabeaufgaben sinnvoll zu reduzieren, damit sich die Fachabteilungen auf ihre inhaltliche Arbeit konzentrieren können.

Dann ist der Nutzen auch sehr deutlich spürbar:

  • automatisierte Benachrichtigungen und Fristverfolgung
    • Zeitersparnis
  • standardisierte Formulare
    • vollständige und rechtssichere Dokumentation
  • Schnittstellen zu anderen Systemen
    • übergreifendes Vertragsmanagement, direkte Einbuchung von Waren/Dienstleistungen, breitere Plattform für Ausschreibungen, fristgerechte Angebotsöffnung etc.
  • Transparenz über Daten
    • vereinfachte Bedarfsermittlung, systematischer Angebotsvergleich, Einhaltung gesetzlicher Vorgaben etc.

Wichtig ist der Mensch.

Doch alle Technologie schafft nur dann Nutzen, wenn Menschen befähigt werden, mit diesen umzugehen. „Die Qualifizierung von Führungskräften und Mitarbeitern ist der Knackpunkt“, so Dr. Kristina Birn. Entscheidend dabei auch die Führungskultur und die Entscheidungsstruktur der Behörde: „Hier laufen die Fäden Know-how, Wille und Kultur zusammen.“

Sie möchten mehr zum Thema E-Vergabe erfahren oder haben Interesse an dem kompletten Vortrag von Dr. Kristina Birn? Rufen Sie an unter (0761) 47 09 53 20 oder schreiben Sie eine kurze Nachricht an elektropost@gruene-effizienz.de.