So setzen Sie der E-Mail-Flut ein Ende

Die Digitalisierung ist ein wahrer Segen - manchmal. Denn die Nutzung der E-Mail zum Beispiel hat inzwischen Formen angenommen, die kaum noch überschaubar sind. Wie handhaben? 

28 Arbeitsstunden in der Woche nutzt durchschnittlich jeder Einzelne zum Lesen und zur Beantwortung seiner Mails. Für den eigentlichen Job bleiben da bei der klassischen 40-Stunden-Woche gerade noch zwölf Stunden übrig. Dem kann man begegnen und seine Effizienz langfristig steigern  - und zwar ganz ohne wieder auf Papiernotizen o.ä. zurückzugreifen. 

Das richtige Werkzeug zur richtigen Zeit

Eine E-Mail ist beispielsweise nicht für Diskussionen geeignet. Je mehr Meinungen, desto länger der Austausch, desto mehr Ablenkung, desto mehr vergeudete Zeit - und desto weniger Einigkeit, denn irgendwann kann keiner mehr der Meinung des anderen folgen.

Die Digitalisierung bietet allerhand Alternativen. Zum Beispiel eine simple Telefonkonferenz, auch mit Videofunktion, wenn man Wert auf Gestik und Mimik seines Gegenübers legt. Oder eine kurze Terminabstimmung: Wozu eine E-Mail, wenn in diversen Chat-Programmen viel schneller und direkter kommuniziert werden kann? Sie würden schließlich auch nie einen Nagel mit einem Brett in die Wand schlagen, wenn es einen Hammer gäbe. Die Übermittlung von Dokumenten für ein wichtiges Projekt? Eine zentrale Plattform, auf der nicht nur alle Informationen, sondern auch Planungen, Termine, Deadlines, Wissen etc. gebündelt werden, scheint hier doch viel sinnvoller, oder? 

Natürlich möchte keiner auf die E-Mail verzichten, auch wir nicht. Aber wie bei allen Tools des modernen Arbeitens gilt: Es kommt auf das Maß an. Und dieses kann jedes Unternehmen selbst bestimmen.